企業にはその会社が何をやっている会社なのか、目的や売上、利益構造の全てを示すアイデンティティがあり、これを定款にまとめて公表しますが、その他にも一般的な株式会社や合同会社などは設立する際に作成しなければならない書類で商号や所在地出資される財産や発起人の氏名住所などの情報も記さないといけない大切な情報です。

これらは通常紙の資料で保管されますがPDF化しているものが電子定款です。ちなみにPDFは電子化する保存データとして一般的に使われていますが、ワープロソフトで作成された電子データを保存するだけでは電子定款として認められていないため注意が必要です。電子定款の最大のメリットが印紙代を節約できる点です。通常契約書や領収書には金額に応じて印紙を貼る義務が生じますが、電子定款においてもそれは同じで4万円の収入印紙をはる必要がありました。

しかしその収入印紙代の4万円が不要になる点がメリットで会社設立時はお金がいくらあってもたりない事も多いですから経営者や出資者にとっては大きなメリットになります。おおまかな流れとしては紙の場合と変わりませんが定款を作成し、それをPDFデータ化します。それを法務局に提出して法律的な問題点がないかクリアする必要があります。

そこで問題がなければ正式に完成で住民基本台帳カードや公的個人認証サービスの電子証明書を取得し、電子証明書を酔いこむためのICカードリードライターを準備し最後に電子署名プラグインソフトでPDFの定款に署名して完成です。この署名に必要なソフトウェアは法務省のホームページよりダウンロードができます。

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